Proforma Fatura ve Ticari Fatura Nasıl Hazırlanır? İhracatçı İçin Kontrol Listesi

Bir ihracat sevkiyatında gümrük beyannamesinden menşe belgesine, navlun teklifinden sigortaya kadar neredeyse her şey faturadaki bilgilere dayanır. Faturadaki küçük bir hata, gümrükte bekleme, alıcının vergi ödemede sorun yaşaması ya da tercihli vergiden yararlanamamak anlamına gelebilir. Bu rehberde proforma fatura ve ticari fatura nasıl hazırlanır, hangi bilgiler zorunludur ve Türkiye’de ihracat faturasının e-fatura olarak düzenlenmesi nasıl işler, adım adım anlatıyoruz.

Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce alıcıya gönderilen bir teklif ve ön bilgi belgesidir. Malın tanımını, miktarını, fiyatını ve teslim şartlarını gösterir; alıcı bunu sipariş onayı, akreditif açılması, ithalat lisansı ya da döviz transferi için kullanabilir. Proforma fatura vergisel anlamda bir fatura değildir, muhasebe kaydına esas alınmaz.

Ticari fatura (commercial invoice) ise satışın kesinleştiğini gösteren, vergi ve gümrük açısından geçerli belgedir. Gümrük beyannamesindeki kıymet, miktar ve tanım bilgileri ticari faturayla uyumlu olmak zorundadır. Varış ülkesindeki gümrük de vergileri büyük ölçüde bu faturadaki kıymete göre hesaplar.

Pratik bir kural: proforma faturayı ticari faturanın taslağı gibi düşünün. İki belge arasında fiyat, miktar ya da teslim şekli değiştiyse, alıcıyı ve bankayı (özellikle akreditifli işlemlerde) önceden bilgilendirin.

Ticari faturada bulunması gereken zorunlu bilgiler

Varış ülkesine göre ek talepler olabilir; ancak uluslararası uygulamada bir ticari faturada en azından şu bilgilerin yer alması beklenir:

Satıcı ve alıcı bilgileri: Unvan, açık adres, vergi numarası; alıcının ülkesindeki vergi ya da kayıt numarası (AB için EORI gibi) talep ediliyorsa o da.
Fatura numarası ve tarihi: Gümrük beyannamesinde ve diğer belgelerde aynı numaraya atıf yapılır.
Malın açık tanımı: “Yedek parça” gibi genel ifadeler yerine malzeme, kullanım amacı ve model bilgisini içeren ticari tanım.
GTİP / HS kodu: Malın gümrük tarife pozisyonu.
Miktar ve ölçü birimi: Adet, kilogram, metre, set gibi.
Birim fiyat ve toplam tutar: Para birimiyle birlikte.
Teslim şekli (Incoterm): Kural ve teslim yeri, örneğin “FCA İstanbul Incoterms® 2020”.
Menşe ülke: Malın üretildiği ülke.
Brüt ve net ağırlıklar, kap adedi: Koli, palet veya sandık sayısı ile birlikte.
Ödeme şekli: Peşin, vesaik mukabili, akreditif gibi.
Taşıma bilgileri: Taşıma türü, yükleme ve varış limanı ya da yeri; biliniyorsa konşimento veya CMR numarası.

Ayrıntılı bir çeki listesi (packing list) faturayı tamamlar; kap bazında içerik, ağırlık ve ölçüleri gösterir.

GTİP, menşe ve ağırlıklar: en sık hata yapılan alanlar

GTİP

GTİP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu), malın gümrük tarifesindeki yerini gösteren koddur. İlk 6 hanesi uluslararası Armonize Sistem’e (HS) dayanır ve dünyada ortaktır; sonraki haneler ülkeden ülkeye değişir. Türkiye’de ihracat beyannamesinde 12 haneli GTİP kullanılır. Alıcının ülkesi kendi tarifesine göre farklı bir uzun kod kullanabilir; bu nedenle faturada en azından 6 haneli HS kodunun doğru olması kritik önemdedir. Sınıflandırmadan emin değilseniz gümrük müşavirinizle teyit edin.

Menşe

Menşe, malın “ekonomik vatandaşlığı”dır; sevk edildiği ülke değil, kurallara göre üretildiği ya da yeterli işçilik gördüğü ülkedir. Türkiye’den sevk edilen ama başka bir ülkede üretilmiş bir mal, faturada o ülkenin menşeiyle gösterilmelidir. Tercihli vergi için faturadaki menşe ile menşe belgesinin birbirini tutması gerekir.

Ağırlıklar

Net ağırlık, ambalajsız malın ağırlığıdır; brüt ağırlık ise ambalaj dahil toplamdır. Faturadaki, çeki listesindeki, konşimento ya da CMR’deki ağırlıkların birbiriyle uyumlu olması gerekir. Navlun hesabında kullanılan ücretlendirilebilir ağırlık konusunda navlun hesaplama aracımız size yol gösterebilir.

Incoterm ve para birimi nasıl yazılır?

Incoterm, satıcı ile alıcı arasında masrafın ve riskin nerede devredildiğini gösterir; faturada mutlaka kural ve yerle birlikte yazılmalıdır. “FOB” tek başına eksik bir ifadedir; doğrusu “FOB Mersin Limanı Incoterms® 2020” gibidir. Hangi kuralı seçeceğinizden emin değilseniz Incoterms belirleme aracımızı kullanabilirsiniz.

Para birimi faturanın başında veya her tutarın yanında açıkça belirtilmelidir (EUR, USD, TRY gibi). Yurt dışındaki alıcıya düzenlenen faturalarda genellikle sözleşmedeki döviz kullanılır. Vergisel kayıtta dövizin Türk lirasına çevrilmesi ve hangi kurun esas alınacağı konusunda mali müşavirinizin görüşünü alın.

Navlun ve sigorta bedelinin faturada ayrıca gösterilmesi bazı ülkelerde gümrük kıymetinin doğru hesaplanması için istenir. Örneğin CIF ya da CIP satışlarda mal bedeli, navlun ve sigortayı ayrı satırlarda göstermek varış gümrüğündeki soruları azaltır.

Türkiye’de e-fatura ile ihracat faturası

Türkiye’de ihracat faturası uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ve Ticaret Bakanlığı’nın ortak altyapısıyla yürür. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında, e-fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, gümrük beyannamesiyle yapılan mal ihracatına ilişkin faturalarını e-fatura olarak düzenlemek zorundadır (Ekim 2026 itibarıyla).

Uygulamanın öne çıkan noktaları şunlardır:

Fatura “İhracat” tipinde düzenlenir ve alıcı alanında yabancı alıcının yanı sıra Ticaret Bakanlığı bilgileri yer alır; fatura doğrudan alıcıya değil, sistem üzerinden Bakanlığa iletilir.
Faturada her kalem için GTİP, teslim şekli, gönderilme şekli ve kap bilgileri gibi gümrük alanlarının doldurulması gerekir.
Fatura bilgileri gümrük beyannamesine aktarılır; beyannamedeki bilgilerle uyumlu olmalıdır. Ayrıca alıcıya iletmek için faturanın bir çıktısı veya PDF görüntüsü kullanılır.
Hizmet ihracatı, gümrük beyannamesi yerine ETGB (Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi) ile yapılan mikro ihracat ve proforma faturalar bu zorunluluğun dışındadır. Mikro ihracat gönderilerinde e-fatura mükellefi olmayan alıcılara genellikle e-arşiv fatura düzenlenir.

E-fatura zorunluluk eşikleri ve teknik kurallar zaman zaman değişebildiği için güncel durumu GİB duyurularından ve mali müşavirinizden takip edin.

Faturayı kesmeden önce ihracat beyannamesini hazırlayacak gümrük müşavirinizle GTİP, teslim şekli ve kap bilgilerini birlikte kontrol edin. Beyanname tescil edildikten sonra yapılan düzeltmeler zaman alır.

Proforma ve ticari fatura hazırlarken kontrol listesi

Alıcının unvanı ve adresi sözleşme, akreditif ve konşimentoyla aynı mı?
Malın tanımı gümrük memurunun anlayacağı kadar açık mı?
GTİP doğru mu, menşe her kalem için belirtildi mi?
Incoterm, yer ve sürüm (Incoterms® 2020) yazıldı mı?
Brüt ve net ağırlıklar çeki listesi ve taşıma belgesiyle uyumlu mu?
Para birimi ve toplam tutar net mi; indirim veya avans varsa gösterildi mi?
Varış ülkesi faturada imza, özel beyan ya da ek bilgi istiyor mu?

Sık sorulan sorular

Proforma fatura ile mal gümrükten geçer mi?

Genel kural olarak hayır. Proforma fatura satıştan önceki teklif belgesidir; gümrük işlemleri ticari faturaya dayanır. Bedelsiz numune gibi özel durumlarda farklı uygulamalar olabileceği için gümrük müşavirinizle teyit edin.

Faturada GTİP yazmak zorunlu mu?

Türkiye’de e-fatura ile düzenlenen ihracat faturalarında GTİP alanı doldurulmalıdır. Kağıt ya da PDF ticari faturalarda da varış ülkesi gümrüğünün işini kolaylaştırdığı için HS kodunu yazmanızı öneririz.

Faturayı hangi para biriminde düzenlemeliyim?

Genellikle satış sözleşmesindeki para birimi kullanılır. Vergisel kayıtta kullanılacak kur ve çevrim kuralları için mali müşavirinize danışın.

Faturadaki ağırlık ile tartılan ağırlık farklı çıkarsa ne olur?

Küçük farklar genellikle tolere edilir; ancak büyük farklar gümrükte muayeneye ve taşıma belgelerinde düzeltmeye yol açabilir. Yükleme öncesi tartım yapıp belgeleri ona göre hazırlamak en güvenli yoldur.

Doğru hazırlanmış bir fatura, sevkiyatın geri kalanını hızlandırır. Medius olarak taşıma planlamasını yaparken belgelerinizi de gözden geçirir, gümrükleme koordinasyonu için müşavirinizle birlikte çalışırız; terimlerden emin değilseniz lojistik sözlüğümüze göz atabilir ya da teklif formumuzdan bize ulaşabilirsiniz.